L’envoie de courriel peut être utile dans plusieurs situations et vous trouverez ci-dessous quelques exemples concrets.
En menant une consultation avec votre communauté, vous avez débuté une conversation à propos d’un sujet qui les intéresse. Dès que la consultation est terminée, votre communauté peut consulter les résultats dans la section à cet effet sur votre plateforme.
Par contre, peu de gens pensent à revenir sur une consultation et les participants peuvent sentir que leur contribution a été inutile. Dans certains cas, les gens développe une certaine fatigue des consultations. Une manière de contrer ce phénomène est de démontrer à votre communauté que leur participation a été utile et considérée: complétez la boucle de la conservation!
Utilisez la liste des participants à une consultation pour leur partager le rapport final de la consultation ou les actions/décisions qui ont découlé de la consultation. Montrez-leur que la consultation à servi à faire progresser votre projet!
Utilisez la liste de la communauté pour envoyer périodiquement un courriel à tous les participants sur votre plateforme pour leur faire part des résultats ou de l’impact de vos consultations dans les processus de prise de décision.
Lorsqu’une personne de votre communauté participe à une consultation, il y a de fortes chances qu’elle soit intéressée à d’autres consultations que vous publiez sur votre plateforme. Vous pouvez utiliser la liste de la communauté pour envoyer un courriel périodique les invitant à participer à nouveau à une consultation qui est disponible sur votre plateforme. Combinez ce message avec les messages qui vous permettent de boucler la boucle. Vous pourrez possiblement augmenter votre taux de participation!
Lorsque vous publiez un mur à idées, vous acceptez les propositions de la part de votre communauté. C’est excitant de voir les idées émergées! Toutefois, une personne qui vient à un moment précis pour voter ou rédiger une idée, n’aura pas nécessairement le réflexe de revenir pour voir les nouvelles idées qui seront ajoutées suite à sa participation. Utilisez la liste des participants pour inviter les personnes qui se sont déjà exprimées à visiter à nouveau votre mur à idées pour voter sur les nouvelles propositions! Astuce: vous pouvez retirer l’option d’ajouter une proposition pour la dernière semaine afin de compiler seulement des votes.
Un dernier exemple pour alimenter vos réflexions: invitez les participants en ligne à une rencontre en personne. Les questionnaires en ligne reçoivent de 2 à 10 fois plus de participants que les rencontres en personne. Si, dans le cadre de votre processus de consultation, vous planifiez une rencontre en personne pour présenter les résultats ou les plans à venir, utilisez la liste des participants pour inviter tout le monde à cette dernière rencontre.
L’objectif de l’envoie de courriels est de tenir votre communauté informée. Vous devez trouver l’équilibre entre l’envoie appropriée de courriels et une surcharge d’information. C’est la principale raison de limiter l’envoie de courriel aux administeurs de votre plateforme. Si vous avez des éditeurs et qu’ils souhaitent envoyer un courriel à la liste des participants à leur consultation, ces personnes doivent remettre le texte à un administrateur pour qu'il puisse envoyer le courriel en leur nom.